1 . Tổng đài giúp gì cho chúng tôi ?

- Bạn chỉ phải dùng một số đường thuê bao tối thiểu của nhà cung cấp dịch vụ .

- Gọi nội bộ không mất tiền.

- Việc trao đổi nội bộ là hoàn toàn bảo mật, người khác nhấc máy khác trong hệ thống lên cũng không thể nghe được.

- Khi khách hàng của bạn đang nói chuyện với bạn, bạn có thể chuyển cho người khác một cách dễ dàng khi khách hàng của bạn cần phải gặp một người khác trong Cơ quan bạn.

- Dễ dàng quản lý cuộc gọi của các nhân viên trong Cơ quan bạn.

- Bạn có thể cho nhân viên bạn người này được gọi di động đường dài, ngươi kia không được gọi một cách dễ dàng.

- Hệ thống cho phép bạn chia thành các chế độ làm việc Ngày - Trưa - Đêm. để bạn quản lý.

.....

Còn có rất nhiều các tính năng khác để bạn lựa chọn. Hãy gọi cho chúng tôi để biết thêm thông tin.

2. Trong hệ thống Tổng đài của tôi có dùng điện thoại KX-T7730, nhưng khi tôi đặt tay nghe xuống thì điện thoại phát ra nhạc. Làm thế nào để tắt nhạc đi ?

- Bạn nghe thấy nhạc, đó chính là nhạc nền khi bạn chuyển cuộc gọi.

- Để tắt tính năng này bạn chỉ việc nhấc tay nghe và ấn số 1 và sau đó đặt tay nghe xuống.

3. Tổng đài trong cơ quan tôi chỉ gọi được nội bộ và nghe cuộc gọi từ bên ngoài vào mà không thể gọi ra. Tại sao vậy ?

- Khi tổng đài trong cơ quan bạn vẫn gọi nội bộ bình thường và người bên ngoài vẫn gọi vào bình thường mà bạn không thể gọi ra. Điều này có nghĩa hệ thống của bạn đang hoạt động bình thường, nhưng có thể bạn chưa thanh toán cước cho Bưu Điện.

4. Tổng đài của tôi vẫn gọi nội bộ bình thường, nhưng khi một người gọi ra ngoài thì những người khác lúc gọi được lúc không. Chúng tôi phải sử lý như thế nào ?

Đó là hiện tượng bạn đang bị mất một đường thuê bao của Bưu Điện, hãy nhấc máy bấn 81 -> số di động của bạn, 82 -> số di động của bạn .... và tiếp tục như vậy để xem bạn đang mất đường nào và hãy báo cho Bưu Điện.

5. Tôi dùng Tổng đài Panasonic KX-TA616, trong hệ thống của tôi tất cả các máy gọi bình thường nhưng riêng máy của tôi khi gọi luôn bị báo bận. Tôi phải làm như thế nào ?

- Bạn có thể nhấc máy của bạn lên và bấn 79# sau khi nghe thấy tiếng tút dài bạn đặt máy xuống và gọi thử. Nếu vẫn không được hãy gọi cho chúng tôi.

6. Tôi trực Tổng đài, khi tôi bận không thể trực được. Tôi phải làm thế nào để nhờ một số máy lẻ khác trực hộ ?

Khi bạn không thể trực Tổng đài, bạn hãy nhấc máy của bạn sau đó bấn 712 -> Số máy lẻ bạn muốn gửi tới -> # sau khi nghe tiếng tút dài bạn hãy đặt máy xuống. Như vậy cuộc gọi đến đã được chuyển tới số máy lẻ bạn muốn

7. Tôi có thể nối máy Fax vào trong hệ thống tổng đài như một máy lẻ không ?

Điều này hoàn toàn được, khi đó :

+ Máy fax của bạn sẽ như một số máy lẻ trong hệ thống.

+ Bạn tận dụng được thời gian rỗi của đường fax để làm đường trung kế cho Tổng đài ( Vì thông thường máy Fax không sử dụng nhiều lắm ).

+ Khi nhận Fax nếu hệ thống Tổng đài của bạn có dùng tính năng DISA thì khi có fax đến, hệ thống tổng đài sẽ tự động nhận tín hiệu fax và chuyển thẳng đến máy Fax của bạn ( Máy fax phải để ở chế độ tự động ).

+ Nếu Tổng đài của bạn không có tính năng DISA khi đó : có fax đến, máy trực sẽ chuông bạn phải nhác máy trực lên và chuyển đến máy Fax ( Việc chuyển như chuyển cuộc gọi thông thường ).

+ Trong trường hợp bạn quy định rõ ràng với khách hàng đâu là số Fax, và Tổng đài của bạn cũng không có tính năng DISA khi đó máy fax của bạn vẫn co thể tự động nhận Fax..

8. Phòng Kinh doanh của chúng tôi có 5 máy lẻ nội bộ, chúng tôi có thể làm thành một nhóm để khi khách hàng gọi đến một số máy lẻ, mà máy đó bận thì cuộc gọi sẽ tự động tìm đến máy lẻ khác trong nhóm để đổ chuông không ?

Việc này hoàn toàn làm được vì đây chính là tính năng " Trượt " trong nhóm của Tổng đài.

9. Tôi có thể dùng mã ( Code ) để quản lý cuộc gọi của nhân viên không ?

Được. Hệ thống Tổng đài cho phép bạn quản lý cuộc gọi theo mã cá nhân. Bạn có thể cho moi người trong công ty bạn một mã cá nhân để họ gọi. Tuy nhiên nếu bạn muốn quản lý thì cần phải kết hợp với một phần mềm mà người ta vẫn gọi là " Phần mềm tính cước ". Khi đó bạn có thể kiểm tra từng người theo mã cá nhân của họ và phần mềm sẽ thống kê những cuộc gọi của mã đó. ( Phần mềm bạn sẽ phải mua thêm và được cài đặt trên máy tính ).

Tuy nhiên cũng có một cách khác, nếu trong công ty của bạn được phân ra làm 2 nhóm :

Nhóm 1 : Chỉ được gọi nội tỉnh

Nhóm 2 : Được phép gọi cả nội tỉnh, di động và đường dài

Khi đó bạn có thể cho những người ở " nhóm 2 " mỗi người một mã và khi gọi di động hoặc liên tỉnh thi họ dùng mã để gọi. Như vậy chỉ những người ở " nhóm 2 " mới có thể gọi di động cũng như đường dài.